1. Rekisterinpitäjä
Laukaan kunta, kunnanhallitus
Y-tunnus 0176478-2
PL 6, 41341 Laukaa
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Heli Peltola
heli.peltola@laukaa.fi
3. Tietosuojavastaava
Jarmo Pasanen
jarmo.pasanen@laukaa.fi
4. Rekisterin nimi
Visit Laukaan asiakasrekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yksityishenkilöiden henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- markkinointiviestintä ja tiedotus
- asiakaskilpailujen järjestäminen
- sähköiseen tapahtumakalenteriin jätettyjen ilmoitusten tietojen tarkistaminen ja päivittäminen
- asiakkaiden jättämään palautteeseen ja kysymyksiin vastaaminen
Asiakastiedoista voidaan koota myös anonyymeja tilastoja, joista yksittäisen henkilön tunnistaminen ei ole mahdollista.
Matkailualan yritysten, yhdistysten ja muiden sidosryhmien henkilötietoja käsitellään lisäksi seuraaviin tarkoituksiin: 1. yhteistyösuhteiden hoitaminen ja 2. myynninedistäminen.
6. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Henkilötietojen käsittely tapahtuu asiakkaan suostumuksella (tietosuoja-asetus 7. artikla).
7. Asiakkaista kerättävä tieto
Yksityishenkilöiden osalta tietosisältö on tyypillisesti henkilön nimi ja sähköposti. Kun kyseessä on yleisökilpailu- tai haaste, jossa on mukana palkintoja, kerätään lisäksi puhelinnumero, postitusosoite ja vastaus kilpailukysymykseen.
Yritysten ja yhdistysten osalta tiedot ovat heidän itse luovuttamiaan tai julkisista lähteistä kerättyjä tietoja. Tietosisältö on tyypillisesti y-tunnus, yritysnimi, yhteyshenkilöiden nimet sekä tittelit, yrityksen/yhteisön ryhmittelytiedot (esim. postitusryhmät), osoitetiedot, yleiset ja yhteyshenkilöiden puhelinnumero(t) ja sähköpostiosoite(osoitteet), www-osoitteet, mahdolliset asiakkaan itsensä antamat lisätiedot. Jatkossa asiakashallintajärjestelmän käyttöönoton jälkeen myös asiakashistoria, lokitiedot (esim. yhteydenotot asiakkaaseen) sekä mahdolliset postituskiellot (sähköposti ja posti).
Median osalta tietosisältö on tyypillisesti mediakanavan nimi / yritysnimi, yhteyshenkilön nimi ja sähköposti.
8. Tietolähteet
Asiakasta koskevan tiedon lähteitä ovat mm.
- Visit Laukaan käyttämät sähköiset palvelut, kuten Facebook, verkkosivujen lomakkeet tai erilliset kampanjasivut, joissa käyttäjä itse täyttää lomakkeen ja antaa suostumuksen henkilötietojensa käyttöön.
- Erilaiset tapahtumat ja messut, jossa asiakas itse täyttää tiedot ja antaa suostumuksensa henkilötietojensa tallentamiseen.
- Sähköposti, puhelinsoitto tai keskustelu, jossa asiakas itse luovuttaa tietonsa ja pyytää lisäämään yhteystietonsa asiakasrekisteriin.
Asiakasta koskevat tiedot saadaan asiakkaalta hänen suostumuksellaan ja hänen tilauksistaan.
Yritysten ja muiden yhteisöjen edustajien henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös muiden Laukaan kuntaan kuuluvien yhteisöjen henkilörekistereistä, julkisista tietolähteistä sekä muun osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
9. Evästeiden kerääminen
Keräämme verkkosivustollamme tietoa käyttäjistä. Nämä evästeisiin perustuvat tiedot voivat olla mm. sivustolla tehtyjä toimintoja, sivuvierailuita tai tietoa käyttäjän käyttämistä laitteista. Evästeet ovat käyttäjäkohtaisia, mutta käyttäjää ei voida tunnistaa näiden perusteella, ellei käyttäjä ole itse antanut lisätietoja esimerkiksi lomakkeen kautta. Käyttäjä voi itse vaikuttaa evästeiden käyttöön oman selaimen asetuksien kautta sekä esimerkiksi tyhjentää selaimen evästetiedot.
Käytämme evästeisiin perustuvaa tietoa mm. uudelleenmarkkinoinnissa sekä verkkosivuston vierailijoille näytettävässä sisällössä. Lisäksi keräämme tietoa verkkosivuston analytiikkaa varten. Näiden tavoitteena on tarjota verkkosivuston vierailijoille mahdollisimman hyvä kokemus verkkosivustosta sekä kohdennettua viestintää omien kiinnostuksen kohteiden perusteella. Käyttämiämme palveluita ovat mm. Googlen palvelut (Googlen mainonta ja Google Analytics) sekä sosiaalisen median palvelut (esim. Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn)
10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Erilaisten yhteismarkkinointitoimenpiteiden yhteydessä kerätyt yhteystiedot (markkinointiluvat) voidaan luovuttaa Visit Laukaan yhteistyökumppaneille. Tietojen luovutus tapahtuu aina asiakkaan suostumuksella ja asiakkaille kerrotaan suostumuksenannon yhteydessä, keille ja mihin tarkoitukseen tiedot tullaan luovuttamaan. Muissa kuin em. tapauksissa henkilö- tai yritystietoja ei luovuteta Visit Laukaan ulkopuolelle.
Visit Laukaan käyttämien järjestelmien omistajat/hallinnoijat pääsevät käsiksi tietosisältöihin, mutta heillä ei ole oikeutta käsitellä tai hyödyntää tietoja omassa toiminnassaan.
11. Tietojen siirto EU:n sisällä ja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n sisällä tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain henkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöoikeus on rajattu vain työtehtäviin.
Mikäli käytämme henkilötietojen käsittelyyn alihankkijoita, huolehdimme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja heidänkin toimestaan käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sekä mahdollisten muiden määräysten edellyttämällä tavalla.
Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan käyttäjäohjeistuksen, -valvonnan ja tiedottamisen avulla sekä teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun tietosuojaselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.
13. Asiakkaiden oikeudet tietoihin
13.1. Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, rekisteristä vastaavaan henkilöön (ks. tämän tietosuojaselosteen kohdat 1. ja 2.). Asiakkaalle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisterinpitäjän on korjattava asianomaisen osoittama virheellinen tieto henkilötietorekisterissä. Rekisterinpitäjällä on myös velvoite tarkastaa tietojen asiallisuus ja ajantasaisuus rekisterissä. Asiakas voi myös vaatia rekisterinpitäjää poistamaan itseään koskevat tiedot rekisteristä.
Asiakas voi esittää pyynnön tietojen oikaisemiseen tai poistamiseen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään, rekisteristä vastaavaan henkilöön (ks. tämän tietosuojaselosteen kohdat 1. ja 2.). Asiakkaan tiedot oikaistaan virheellisiltä osin tai pyydettäessä poistetaan, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta. Jos asiakas peruuttaa suostumuksen henkilötietojensa käyttöön, rekisterinpitäjä edellyttää myös yhteistyökumppaneita, joille tiedot on luovutettu, poistamaan asiakasta koskevat henkilötiedot (Kohta 10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset). Pyynnön yhteydessä asiakkaan on todistettava henkilöllisyytensä.
Sähköisessä uutiskirjeviestinnässä uutiskirjeen lopussa on linkki ”perun uutiskirjeen tilauksen”, josta vastaanottaja voi poistaa omat yhteystietonsa rekisteristä. Evästeisiin perustuvan viestinnän kieltäminen tapahtuu käyttäjän selaimen asetuksien kautta.
13.3. Oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
Asiakkaalla on oikeus vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
13.4 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.5 Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja automaattista profilointia
Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.
13.6. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksista
Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.
14. Tietojen poistaminen ja säilytysaika
Laukaan kunta poistaa rekisteristä asiakkaan tiedot, kun niiden säilyttämiseen ei enää ole liiketoiminallista tai juridista perustetta. Tiedot poistetaan myös, jos asiakas itse lakiin perustuen vaatii Laukaan kuntaa poistamaan häntä koskevat tiedot rekisteristä. Tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos laissa määrätään eri tavalla tai toimivaltainen viranomainen on käynnistänyt prosessin, joka edellyttää Laukaan kuntaa säilyttämään tietoja tai muu taho on hakenut Suomen oikeudelta turvasuojaamispäätöstä tiedoille.
15. Tietosuojaselosteen hyväksyntä
Tietosuojaseloste on hyväksytty 31.8.2018.